Francisco Guardeño Roldan
EL LUGAR DE TRABAJO
En la actualidad, la secretaria está ubicada generalmente en un lugar de trabajo dotado de adecuadas condiciones ambientales y provista de medios materiales que le permiten, le facilitan y le simplifican la procedente ejecución de su tarea profesional:
- Espacio físico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del frío y del calor …
- Mobiliario funcional.
- Medios técnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones básicas y auxiliares de su competencia (máquinas de escribir y calcular, ordenador personal, impresora, fax, teléfonos, etc.).
- Otros medios materiales necesarios.
En todo caso, le será útil y conveniente también a la secretaria poner orden en su espacio de trabajo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar:
- Sacar el mejor partido posible del espacio de que disponga.
- Colocar los instrumentos de trabajo, útiles diversos, archivo y documentos de forma tal que se puedan encontrar y utilizar sin pérdida de tiempo y con el mínimo esfuerzo; precisa ordenar las cosas, no "enterrarlas".
- Volver a colocar las cosas en su lugar una vez utilizadas. Desprenderse de todo lo que haga referencia a un trabajo ya terminado.
- Tener siempre al día su documentación y agenda de trabajo. Caso contrario éstas no tienen valor alguno.
- No dejar que los papeles se acumulen y "duerman".
- No conservar más que los objetos y documentos útiles. Desembarazarse periódicamente de lo que ha "envejecido" o perdido todo interés.
- Mantener las máquinas útiles e instrumentos de trabajo en buen estado (a punto de ser empleados).
- Apartar los objetos que distraigan inútilmente del trabajo que se realice.